KI-Mitarbeiter fürs Backoffice

Dein Backoffice läuft. Dein Team atmet auf.

KI-Mitarbeiter für dein kleines oder mittleres Unternehmen — DSGVO-konform, deutsches Hosting, ab 200 €/Monat. Monatlich kündbar.

Aus der Schmiede von easyrechtssichertausende zahlende Kunden vertrauen unserer Arbeit
Vier Wahrheiten

Wir wissen, warum du hier bist.

Du bist Inhaber oder Inhaberin eines Unternehmens mit 2 bis 30 Leuten. Und du erkennst dich in mindestens einem dieser Sätze wieder.

01 — RECRUITING

Du suchst seit Monaten eine Sachbearbeiterin. Bewerbungen kommen kaum.

02 — NACHFOLGE

Deine Buchhalterin ist 58 und geht in zwei Jahren in Rente. Nachfolge offen.

03 — BRANCHE

Junge Leute bewerben sich nicht in deiner Branche. Egal was du anbietest.

04 — ZEIT

Backoffice frisst 60 % deiner Woche. Für Neugeschäft bleibt keine Zeit.

So funktioniert's

In drei Schritten zum Mitarbeiter.

Kein 6-Monats-IT-Projekt. Kein Kurs. Drei Schritte — und dein KI-Mitarbeiter arbeitet.

SCHRITT 01

Du wählst.

Aus Hannes, Max, Carla, Sven, Stefan oder Felix — oder du lässt dir einen Spezialisten erstellen. Wir besprechen kurz, was er bei dir machen soll.

SCHRITT 02

Wir richten ein.

Wir erstellen, schulen mit deinen Daten und übergeben dokumentiert. Setup in 1 – 2 Wochen. Du bekommst Zugang, Anleitung und einen festen Ansprechpartner.

SCHRITT 03

Du übernimmst.

Der KI-Mitarbeiter läuft auf deinem System. Du steuerst, du logst, du eskalierst. Egal was du anbietest — das Prinzip bleibt.

Was kostet das wirklich

Eine Sachbearbeiterin kostet 3.500 € im Monat.
Hannes kostet 300 €.

Eine Sachbearbeiterin im Backoffice kostet dich 3.500 – 4.000 € im Monat — brutto plus Sozialabgaben, plus Urlaub, plus Krankheit.

Hannes kostet 300 € im Monat. Carla 200 €. Beide arbeiten 24/7. Keine Krankheitstage. Kein Recruiting.

Sachbearbeiterin
3.500 – 4.000 € / Monat
brutto + Sozialabgaben + Urlaub + Krankheit
KI-Mitarbeiter
ab 200 € / Monat
24/7, dokumentiert, monatlich kündbar
Unsere KI-Mitarbeiter

Wähl deinen Mitarbeiter.

Fertige KI-Spezialisten für die häufigsten Backoffice-Aufgaben. Du stellst sie ein — wir setzen sie auf.

Portrait von Hannes

Hannes

KI für deine WEG-Hausverwaltung
  • Eigentümer-Mails sortieren und beantworten
  • Belege erfassen, Zuordnung zur WEG-Buchhaltung
  • Mahnwesen vorbereiten, Vorlagen erstellen
  • Beschluss-Sammlung pflegen, Versammlung vorbereiten
Setup
1.499 €
Monatlich
ab 300 €
monatlich kündbar
Portrait von Max

Max

KI-Buchhalter (Belege, USt-VA, vorber. Buchhaltung)
  • Belege erfassen, sortieren, Kontierung vorbereiten
  • Eingangsrechnungen prüfen, Freigaben vorbereiten
  • USt-Voranmeldung vorbereiten, Datev-Export
  • Schnittstelle zum Steuerberater, Mahnwesen automatisieren
Setup
999 €
Monatlich
200 – 400 €
monatlich kündbar
Portrait von Carla

Carla

KI-Social-Media-Mitarbeiterin (Content, Posting, Newsletter)
  • Content-Plan in deinem Tonfall — wöchentlich oder täglich
  • LinkedIn, Instagram, Facebook — schreibt und postet
  • Newsletter zusammenstellen und versenden
  • Themen aus deinem Geschäft aufgreifen, kein Marketing-Sprech
Setup
999 €
Monatlich
200 – 400 €
monatlich kündbar
Portrait von Sven

Sven

KI-Content-/Blog-/SEO-Schreiber + News-Recherche
  • Blog-Artikel zu deinen Themen — recherchiert, SEO-optimiert
  • News-Monitoring deiner Branche, kuratierte Briefings
  • Keyword-Strategie, interne Verlinkung, Meta-Tags
  • Du gibst frei, er publiziert — oder schickt zur Korrektur
Setup
999 €
Monatlich
200 – 400 €
monatlich kündbar
Portrait von Stefan

Stefan

Außergerichtliches Mahnwesen

Schreibt deine Mahnungen, hält Fristen, dokumentiert sauber. Status-Reports auf Knopfdruck.

Außergerichtliche Mahnungen, Status-Reports. Inkasso übergibt Stefan an deinen Anwalt.
Setup 1.499 € · ab 300 €/M
Portrait von Felix

Felix

Markt- & Konkurrenz-Beobachter

Beobachtet deine Wettbewerber, scannt deren Preise, Angebote, Stellenanzeigen. Schickt dir wöchentlich ein Briefing.

Quellen sind öffentliche Websites. Kein Hacking, kein Scraping geschützter Daten.
Setup 999 € · ab 200 €/M
Wie du Done24 nutzt

Drei Wege, wie Done24 für dich arbeitet.

Du hast die Wahl: Klein anfangen mit einem KI-Mitarbeiter bei uns im Haus. Dir einen Spezialisten erstellen lassen, der nur dein Problem löst. Oder gleich ein eigenes KI-Team auf deinem Server. Drei Wege, dasselbe Ziel — dein Backoffice läuft, dein Team atmet auf.

Empfohlen
01 — Der einfache Weg

Du stellst einen KI-Mitarbeiter ein.

Wie ein Mitarbeiter, der bei uns im Büro sitzt. Du schickst ihm Aufgaben, er arbeitet, schickt dir die Ergebnisse zurück.

→ Wie

Wir haben für jeden Kunden einen abgeschlossenen Bereich auf unserem Server. Deine Daten kommen rein — entweder per E-Mail-Weiterleitung oder über einen Upload-Bereich. Die KI dahinter ist Claude von Anthropic, läuft im europäischen Rechenzentrum. Du bekommst Mails, Berichte, fertige Texte zurück — wie von einem Mitarbeiter, nur ohne Krankheitstage.

→ Was du brauchst

Nichts an Technik. Du gibst uns Daten, wir liefern Ergebnisse. Beim Start unterschreiben wir einen Standard-Datenschutz-Vertrag (heißt offiziell AVV).

→ Daten-Hoheit

Bei uns gehostet, vertraglich geschützt. Du bist juristisch der Verantwortliche, wir sind dein Auftragsverarbeiter.

Preis-Anker ab 200 €/Monat · Setup ab 999 €

Wenn du jetzt anfangen willst und keinen eigenen Server brauchst.

02 — Der massgeschneiderte Weg

Maßanzug statt von der Stange.

Wie wenn du einen Mitarbeiter brauchst, den es im Standardprogramm nicht gibt. Wir setzen uns mit dir hin, erstellen ihn — und du entscheidest, wo er nachher arbeitet.

→ Wie

Im Scoping-Call schauen wir, was dein Spezialist genau können soll. Dann erstellen wir ihn — Klauseln, Workflows, Sprache, alles auf deinen Betrieb zugeschnitten. Danach hast du zwei Möglichkeiten: Entweder läuft er bei uns weiter wie ein eingestellter KI-Mitarbeiter (wie Weg A, nur eben dein eigener). Oder wir packen alles in ein Software-Paket und übergeben es dir — dann läuft er auf deinem Server, du hast die volle Kontrolle.

→ Was du brauchst

Variante bei uns: nichts extra. Variante bei dir: einen eigenen Server (kannst du selbst stellen, oder wir besorgen einen passenden bei einem deutschen Anbieter).

→ Daten-Hoheit

Bei der Bei-dir-Variante komplett bei dir — wir sehen deine Daten im Alltag nicht. Wenn etwas kaputt geht, kommen wir über einen sicheren Wartungs-Zugang rein.

Preis Auf Anfrage — individuelles Angebot nach kurzem Telefonat

Wenn dein Bedarf so speziell ist, dass keiner unserer Standard-Mitarbeiter passt. Oder wenn du aus Compliance-Gründen Daten-Hoheit willst.

03 — Der grosse Weg

Eine eigene KI-Abteilung — bei dir, von uns erstellt.

Wie eine eigene kleine KI-Abteilung in deinem Unternehmen. Nicht ein Mitarbeiter — sondern Buchhaltung, Mahnwesen, Social Media, Markt-Beobachtung, alles parallel, alles bei dir.

→ Wie

Wir richten auf einem Server (deinem oder einem den wir für dich besorgen) ein komplettes Software-Paket ein. Da drin: alle KI-Mitarbeiter die du brauchst, eine Web-Oberfläche zum Bedienen, Anschluss an deine Mails, Speicherplatz für Dokumente. Du bekommst eigene Zugangsdaten zur KI-Rechenleistung bei Anthropic — dadurch fließen deine Daten dort durch, wo niemand außer dir Zugriff hat. Wir haben eine sichere Tür für Updates, sehen aber deine Daten im Alltag nicht. Wenn etwas hakt, kommen wir auf Anruf und reparieren — wie ein externer IT-Dienstleister.

→ Was du brauchst

Einen eigenen Vertrag mit Anthropic für die KI-Rechenleistung (machen wir mit dir zusammen). Eine IT-affine Person in deinem Haus, die im Alltag zuständig ist. Bereitschaft, das größer aufzuziehen.

→ Daten-Hoheit

Komplett bei dir. Dein Server, deine Daten, deine Zugangsdaten. Wir sind Werkvertrags-Partner, kein Auftragsverarbeiter mehr.

Preis Auf Anfrage — individuelles Angebot nach Beratungsgespräch

Wenn du in einer regulierten Branche bist (Anwalt, Steuerberater, Versicherer) und Daten zwingend im Haus bleiben müssen. Oder wenn du intern schon weißt: das wird größer, und wir wollen die Hoheit darüber.

Vergleich auf einen Blick
A — KI-Mitarbeiter B — Spezialist C — KI-Team
Wo läuft's Bei uns Bei uns oder bei dir Bei dir
Wer sieht Daten Wir (mit AVV-Vertrag) Bei-uns: wir. Bei-dir: nur du Nur du
Was du tun musst Daten schicken, Mails weiterleiten Mit uns deine Anforderungen klären Server + Anthropic-Vertrag stellen, IT-Person benennen
Wann sinnvoll Du willst klein anfangen Standard passt nicht für dich Du brauchst Daten-Hoheit oder mehrere Mitarbeiter parallel
Preis ab 200 €/M · Setup ab 999 € Auf Anfrage Auf Anfrage
→ Dein Weg wächst mit dir

Du musst dich nicht heute schon festlegen. Fang mit einem KI-Mitarbeiter an, schau wie es läuft, leg später nach. Wir wachsen mit dir mit, nicht umgekehrt.

Aus einem Hannes-im-Test wird mit der Zeit dein eigenes KI-Team auf deinem Server — wenn du soweit bist. Heute Weg A. In sechs Monaten vielleicht B. Irgendwann C. Dein Tempo.

Spezialisten erstellen lassen

Brauchst du einen Mitarbeiter, den es noch nicht gibt? Wir erstellen ihn.

Beschreib was er machen soll. Wir prüfen ob wir's hinkriegen und melden uns mit einem Angebot — oder mit einer ehrlichen Absage.

Was wir schon erstellt haben oder gerade erstellen
  • Die Sekretärin für deinen Handwerksbetrieb
  • Der Angebotsschreiber für dein Bauunternehmen
  • Der Ausschreibungs-Bearbeiter (öffentliche + private Ausschreibungen)
  • Krankenkassen-Abrechnung für Optiker, Hörgeräte­anbieter, Sanitätshäuser
  • E-Mail-Triage — wir erstellen dir Lisa, du übernimmst die Verantwortung und betreibst sie auf deinem System
  • Termin-Koordination für Werkstätten, Praxen, Studios
  • Lieferanten-Korrespondenz für Industriebetriebe
  • Rechnungseingangs-Prüfung für KMU
  • Auftragserfassung für E-Commerce-Buden
  • … und vieles mehr

Lass uns einen Spezialisten für dich erstellen

Antwort innerhalb von 2 Werktagen. Auch wenn's nicht passt, sagen wir's ehrlich.

Spezialisten bekommen ein individuelles Angebot nach kurzem Telefonat. Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen — auch mit ehrlicher Absage, falls die Aufgabe für KI noch nicht reif ist.

Anfrage senden

Bereit für deinen ersten KI-Mitarbeiter?

Wir besprechen kurz, was du brauchst — und schicken dir ein konkretes Angebot.

  • Antwort innerhalb von 2 Werktagen — auch mit ehrlicher Absage
  • Kein Verkaufsdruck, kein Abo, das du nicht willst
  • Telefonisches Vorgespräch kostet dich nichts
  • Setup-Start erst nach unterschriebener Vereinbarung
Anfrage für
Hannes
KI für WEG-Hausverwaltung
Auswahl
Schritt 1 — Vorgespräch

Dein KI-Mitarbeiter wartet auf dich.

Fülle das Formular aus — wir rufen dich an oder schreiben dir, klären die offenen Punkte und schicken dir ein Angebot.

Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen mit konkreten nächsten Schritten. Kein Spam, keine Newsletter-Anmeldung — nur deine Anfrage.

Warum Done24

Vier Gründe, warum das funktioniert.

Deutsche Sprache, deutsches Recht

DSGVO-konform, AVV nach Art. 28, Serverstandort Deutschland. Keine Datenweitergabe an Dritte.

Setup und Schulung inklusive

Wir richten ein, schulen mit deinen echten Daten und übergeben dokumentiert. Du nutzt — wir tun.

Monatlich kündbar

Monatliche Laufzeit, ein Monat Frist. Kein Lock-in, keine versteckten Klauseln. Wenn er nicht passt, gehst du raus.

Aus der easyrechtssicher-Schmiede

Dasselbe Team, das seit Jahren tausende Kunden mit rechtssicheren Texten beliefert, baut Done24. Kein Startup-Risiko.

Vertrauen und Compliance

Deine Daten bleiben deine Daten.

DSGVO-konform, Serverstandort Deutschland
AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive
Schweigeverpflichtung unserer Mitarbeiter
Keine Daten an Dritte, kein Training auf deinen Daten
Monatlich kündbar (1 Monat Frist)
Vollständige Logs — du siehst, was passiert
Häufige Fragen

Das wirst du dich gerade fragen.

Ersetzt das meine Mitarbeiter?

Nein. Es ergänzt sie. Deine Leute werden frei für die Arbeit, die wirklich Menschen braucht — Kundenkontakt, Entscheidungen, Neugeschäft. Repetitive Routinetätigkeiten übernimmt der KI-Mitarbeiter.

Wie sicher sind meine Daten?

Wir arbeiten wie ein externer Mitarbeiter — nur ohne Krankheitstage. AVV nach Art. 28 DSGVO, deutsches Hosting, Schweigeverpflichtung. Deine Daten werden nicht für Training verwendet. Du hast jederzeit volle Einsicht in alle Vorgänge.

Was wenn der KI-Mitarbeiter Fehler macht?

Wir loggen alles, du hast jederzeit Einsicht. Bei Entscheidungen, die ein Mensch sehen muss, eskaliert der Mitarbeiter automatisch an dein Team. Du bestimmst die Eskalations-Schwelle.

Wie funktioniert das Onboarding?

1 bis 2 Wochen. Erst Aufnahme-Gespräch (was soll er machen, welche Tools nutzt ihr), dann erstellen wir, schulen mit deinen echten Daten und übergeben dokumentiert. Du bekommst einen festen Ansprechpartner.

Wie kündige ich?

Monatlich, mit einem Monat Frist. Kein Lock-in, kein Streit. Die Setup-Gebühr ist die Setup-Gebühr — wir erstellen, du zahlst dafür. Die monatliche Miete ist monatlich kündbar.

Kann ich auch einen anderen Mitarbeiter bekommen?

Ja — siehe „Spezialisten erstellen lassen" oben. Beschreib was du brauchst, wir prüfen und antworten in 2 Werktagen — auch wenn wir es nicht erstellen können, schreiben wir dir das ehrlich.

Was kostet das wirklich am Anfang?

Setup ab 999 € (Carla, Max, Sven, Felix) oder 1.499 € (Hannes, Stefan). Monatliche Miete ab 200 € – 500 €, abhängig vom Volumen. Spezialisten ab 1.500 € Setup mit individuellem Angebot.

Worauf läuft das technisch?

Deutsche Cloud, Server in Frankfurt oder München. Anbindung an deine Tools (Mail, DATEV, Buchhaltungs-Software, CRM, Social-Media-Konten) per API oder klassischer Login-Brücke. Wir loggen alles, du behältst die Kontrolle.

Bereit?

Stell deinen ersten KI-Mitarbeiter ein.
Heute.

Wähle aus sechs Spezialisten — oder lass dir einen erstellen. Setup in 1 – 2 Wochen. Monatlich kündbar.